Inbox – schránka pro příjem výdajů

Stačí poslat e-mail na tuto adresu s přiloženou fakturou a dokument se automaticky uloží do systému jako výdaj čekající na schválení.

Údaje z faktury můžeš:

• načíst automaticky pomocí OCR (systém rozpozná text z faktury),

• nebo vyplnit ručně.

Je to praktické řešení pro firmy, které chtějí rychle a bezpečně shromažďovat všechny doklady o výdajích na jednom místě.
 

Jak Inbox funguje

1. Speciální e-mailová adresa
   Každý účet ve Fakturownii může mít vlastní adresu, například:
   vydaje@testovacifirma.bitfaktura.cz

2. Odeslání faktury
   Stačí poslat e-mail s přiloženou fakturou (např. PDF, JPG, TIFF, PNG nebo GIF).

Přijetí a zpracování dokumentu
Faktura se automaticky uloží do systému mezi výdaje k vyřízení.
Systém může pomocí OCR automaticky přečíst údaje z faktury nebo je můžeš doplnit ručně.

Díky schránce na výdaje Inbox můžeš:

• jedním kliknutím přeposílat faktury za náklady, které jsi obdržel e-mailem, přímo do Fakturownie (pomocí funkce „Přeposlat“, „Forward“ apod.),
• sdílet e-mailovou adresu pro výdaje svým dodavatelům, aby mohli faktury posílat přímo na tvůj účet ve Fakturownii,
• rychle platit faktury přímo ze seznamu výdajů (přes BLIK, rychlý převod nebo klasický bankovní převod po naskenování QR kódu).

DŮLEŽITÉ!
Faktury do Inboxu je potřeba posílat jednotlivě. Pokud bude v jedné zprávě více příloh, systém bude moci pomocí OCR přečíst pouze jednu z nich.

V případě přidávání pomocí možnosti „Vyplnit ručně“ budou všechny přílohy dostupné k náhledu, ale údaje bude možné doplnit pouze v rámci jednoho formuláře.

 

Jak zapnout Inbox – schránku pro příjem výdajů?

Pokud chceš tuto funkci aktivovat:

• Přejdi do záložky Nastavení → Nastavení účtu → Konfigurace → Výdaje → Inbox – schránka pro příjem výdajů.

• Klikni na tlačítko „Definovat e-mail“.

• Nastav si dedikovaný e-mail, na který budou zasílány nákladové faktury (např. vydaje@testovacifirma.bitfaktura.cz).

• „vydaje“ – je libovolný text, který můžeš zvolit (např. naklady, faktury, nakupy apod.).
  Může obsahovat 3 až 30 znaků, včetně malých písmen, číslic a znaků „.“, „-“ a „_“.

• „testovacifirma“ – je prefix tvého účtu, který můžeš změnit v záložce
  Nastavení → Nastavení účtu → Adresa účtu.
  
   

  Aktivní funkce Inbox

  Po aktivaci funkce se v záložce Výdaje na pravé straně obrazovky zobrazí adresa tvé schránky spolu s možností rychlého zkopírování této adresy.
  
   

  Současně obdržíš na e-mailovou adresu majitele účtu zprávu s potvrzením aktivace služby.
  
  Po odeslání nákladové faktury na dedikovanou e-mailovou adresu tvého účtu v BitFaktuře se faktura objeví na seznamu čekajících výdajů k přidání do systému.
  
   

  Kliknutím na náhled nákladové faktury uvidíš přílohu, která byla odeslána do Inboxu. Nyní ji můžeš přidat dvěma způsoby:

  zvolením tlačítka „Vyplnit automaticky“ systém nahraje přílohu do OCR, aby načetl údaje a převedl je do elektronického dokumentu,

  zvolením možnosti „Vyplnit ručně“ se zobrazí formulář výdaje, který je potřeba vyplnit ručně podle přiloženého dokumentu.

   

  Pokud je aktivní integrace s KSeF, při zadání výdaje odeslaného přes Inbox (ručně nebo pomocí OCR) bude v náhledu přidání faktury automaticky nastaven stav „Schválená“.
  
   

  Po přidání výdaje bude tento výdaj zahrnut do systémových reportů, včetně JPK, statistik firmy a také jej můžeš rychle zaplatit přímo v programu pomocí funkce placení nákladů v BitFaktuře.
  
   

  Na seznamu nákladových faktur odeslaných z Inboxu se u každé z nich zobrazí ikona obálky:

   

  černá obálka – znamená, že výdaj byl přidán přes Inbox. Díky tomu víš, které výdaje jsi zadal ty nebo tvoji zaměstnanci přímo v systému a které byly odeslány ze schránky určené pro nákladové faktury,

  žlutá obálka – znamená, že výdaj vyžaduje doplnění údajů,

  červená obálka – zobrazí se pouze u tarifů Micro a Start, když dosáhneš limitu 20 dokumentů odeslaných přes Inbox (schránku pro příjem výdajů).
  
   

  Pokud používáš tarif Micro nebo Start, při přidávání výdaje z Inboxu systém – kromě možnosti přidat dokument – zobrazí také informace o dostupných limitech.

  Pokud limit ještě nebyl vyčerpán, na seznamu faktur se zobrazí ikona žluté obálky a v náhledu přidávaného výdaje uvidíš informaci o tom, kolik dokumentů ještě můžeš přidat.

  Po překročení limitu se na seznamu faktur objeví ikona červené obálky a v náhledu dokumentu se zobrazí zpráva informující o překročení dostupného limitu. Tlačítka umožňující přidání výdaje budou zablokována.

  Nákladová faktura odeslaná prostřednictvím Inboxu bude mít automaticky nastavený stav „Přijatá“.
  
   

  Filtr vyhledávání – Inbox

  Na seznamu výdajů se na levé straně v panelu filtrů nachází parametr Inbox. Po kliknutí na toto pole můžeš vybrat jednu ze tří možností:

   

  všechny – zobrazí všechny výdaje, které byly odeslány do inboxové schránky,

  přijaté – zobrazí pouze nepotvrzené výdaje odeslané do Inboxu,

  schválené – zobrazí pouze schválené výdaje odeslané do Inboxu.
  
   

  U účtů s aktivní integrací s KSeF bude filtr Inbox nahrazen obecným filtrem Zdroj.

  Dostupné možnosti výběru budou:

  • všechny

  • KSeF

  • Inbox (všechny)

  • Inbox (přijaté)

  • Inbox (schválené).
    
     

    Aktivity spojené s dokumentem – e-mail odesílatele

    Po schválení nákladového dokumentu můžeš ověřit, z jaké e-mailové adresy byl odeslán do tvého Inboxu.

    Otevři náhled dokumentu a poté přejdi do sekce Aktivity spojené s dokumentem, kterou najdeš pod náhledem faktury.

    V řádku Vytvoření dokumentu najdeš e-mailovou adresu odesílatele, ze které ti byl výdaj zaslán.
    
     

    Limity a omezení

    Možnost zasílání výdajů přes Inbox je v tarifech Micro a Start omezena na 20 dokumentů. Tento limit se po jeho vyčerpání neobnovuje.
    Pokud chceš mít neomezený počet zasílaných nákladových faktur, přejdi na tarif Standard nebo vyšší – podívej se na ceník služby Fakturownia.

    V rámci placeného předplatného ve službě Fakturownia získáš také automaticky obnovované OCR skeny:

  • v tarifu Start – 3 skeny,

  • v tarifu Standard – 5 skenů,

  • v tarifech Pro a Pro Plus – 10 skenů.

  • Pokud chceš používat funkci „Vyplnit automaticky“ a číst výdaje zaslané do Inboxu pomocí OCR, můžeš po vyčerpání uvedených limitů navýšit počet skenů zakoupením některého z OCR balíčků na 90 dní – podívej se na ceník OCR.

    Limit velikosti příchozích i odchozích e-mailů je 20 MB. Tento limit se vztahuje na celou zprávu, tedy na její obsah i přílohy.